Comment mettre un salarié à la retraite ?

Ce n'est pas un automatisme. Aucun texte n'impose la cessation de l'activité professionnelle à partir d'un âge déterminé. Les clauses « couperet » inscrites dans certaines conventions collectives sont donc, en principe, interdites (ex. : clause qui prévoit une mise à la retraite automatique à l'âge de 65 ans).

À votre initiative. Mettre à la retraite un salarié met fin à son contrat de travail. Pour autant, il ne s'agit pas d'un licenciement.

Lorsque vous mettez un salarié à la retraite, vous devez respecter un préavis et lui verser une indemnité spécifique.

À distinguer du départ volontaire à la retraite. La mise à la retraite ne doit pas être confondue avec le départ volontaire à la retraite. La première résulte de votre décision de mettre le salarié à la retraite alors que le second découle de la volonté du salarié de rompre son contrat de travail pour bénéficier de sa pension de vieillesse (voir p. 17).

Au moins 65 ans. Vous ne pouvez envisager la mise à la retraite d'un salarié que lorsque celui-ci a atteint l'âge auquel il peut bénéficier d'une pension de vieillesse à taux plein, quelle que soit sa durée d'assurance. En pratique, jusqu'au 30 juin 2016, la mise à la retraite est possible à partir de 65 ans, avec l'accord du salarié.

Attention, il est impératif de respecter cet âge minimal, sous peine de voir les juges requalifier la mise à la retraite en licenciement nul avec toutes les conséquences financières que cela suppose.

Àugmentation progressive dès 2016. À la suite de la réforme des retraites (voir RF Conseil 225, p. 14), l'âge à partir duquel un salarié peut bénéficier d'une pension de vieillesse à taux plein est appelé à augmenter de 4 mois par an à partir du 1^er juillet 2016, pour atteindre 67 ans en 2023 (voir « Plus sur le Net » sur notre site).

Demandez un relevé de carrière. Pour vérifier si le salarié peut bénéficier d'une pension de vieillesse à taux plein, vous avez tout intérêt à lui demander son relevé de carrière (établi par la caisse d'assurance vieillesse). En cas de refus, vous êtes en droit de saisir le juge des référés pour en demander la production sous astreinte. Sachez, en revanche, que le secret professionnel interdit aux caisses d'assurance vieillesse de vous transmettre ces informations directement.

Àppréciez l'âge à la bonne date. Vous devez vous baser sur l'âge à la date de cessation effective du contrat de travail, c'est-à-dire à la fin du préavis (qu'il soit effectué ou non).

Interrogation obligatoire. Mettre un salarié à la retraite suppose que vous interrogiez l'intéressé chaque année sur son intention de quitter volontairement l'entreprise afin qu'il puisse bénéficier d'une pension de vieillesse durant l'année à venir.

Cette formalité vaut pour les salariés de 65 ans à moins de 70 ans. À partir de 70 ans, vous pouvez mettre librement le salarié à la retraite, sans l'interroger au préalable.

Interrogation écrite. Vous devez procéder par écrit, au moins 3 mois avant la date anniversaire du salarié concerné. Si le salarié répond affirmativement (de préférence par écrit), vous pouvez le mettre à la retraite. Il vous est, en revanche, impossible de mettre le salarié à la retraite pendant l'année suivant sa date anniversaire si le salarié répond « non » dans un délai de 1 mois. Lorsque le salarié a répondu « non », vous pouvez, si vous le souhaitez, répéter la procédure à chacun ou à certains de ses anniversaires entre 65 et 70 ans.

Pas comme un licenciement. La mise à la retraite est un mode à part de rupture du contrat de travail. Comme il ne s'agit pas d'un licenciement, vous n'avez pas à respecter la procédure prévue pour celui-ci. Par exemple, vous n'êtes pas tenu de recevoir le salarié à un entretien préalable, sauf s'il s'agit d'un représentant du personnel (voir ci-après). Le cas échéant, veillez à respecter la procédure de mise à la retraite prévue par votre convention collective.

Écrit conseillé.Vous n'avez pas besoin de motiver votre décision de mise à la retraite. Cela étant, il est vivement conseillé, pour des raisons de preuve :

- de notifier cette décision par écrit au salarié ;

- d'y préciser qu'il s'agit d'une mise à la retraite, le salarié remplissant les conditions requises et ayant donné son accord.

Préavis légal. La mise à la retraite suppose le respect d'un préavis. Vous devez respecter un préavis égal à celui du licenciement. En pratique :

- pour une ancienneté inférieure à 6 mois, la durée du préavis est fixée par la loi, la convention collective ou un usage ;

- pour une ancienneté comprise entre 6 mois et 2 ans, la durée du préavis est de 1 mois ;

- pour une ancienneté supérieure à 2 ans, la durée du préavis est fixée à 2 mois.

Préavis conventionnel. Des dispositions conventionnelles peuvent prévoir un préavis plus long au bénéfice du salarié. Lorsqu'il n'existe pas de disposition conventionnelle propre à la mise à la retraite, le préavis conventionnel de licenciement s'applique.

Remettez les documents de fin de contrat. Comme pour toute rupture du contrat de travail, vous remettez au salarié un certificat de travail, un bulletin de solde de tout compte, une attestation Pôle Emploi, etc.

Remplissez une déclaration particulière. Toute entreprise ayant procédé à des mises à la retraite dans l'année civile précédente doit le déclarer sur un formulaire annuel particulier : la déclaration de départ de salariés. Cette déclaration doit être envoyée pour le 31 janvier à l'URSSAF. En pratique, elle est intégrée à la déclaration annuelle des données sociales (DADS).