Toute entreprise est tenue de conserver pendant 6 ans ses documents comptables et administratifs dont ses factures, afin de permettre au fisc d’exercer son droit de contrôle. Alors qu’auparavant elle devait conserver et stocker ses factures papier sous leur format original, depuis le 30 mars 2017 elle peut si elle le souhaite choisir de le faire sous forme dématérialisée. Mais attention, il convient pour cela de se conformer à des règles fiscales très strictes.
Toutes les factures papier
Une entreprise peut dorénavant conserver sous format numérique toutes les factures émises (de vente) ou reçues (d’achat) sous forme papier. Cet assouplissement concerne non seulement les factures émises ou reçues depuis le 30 mars 2017, date d’entrée de l’arrêté fixant les modalités techniques de cette numérisation, mais aussi, par tolérance, celles qui ont été émises ou reçues avant cette date. Une entreprise peut par ailleurs procéder à cette numérisation à tout moment et décider ainsi de numériser son stock de factures. Elle peut réaliser cette numérisation elle-même ou la confier à un tiers.
La marche à suivre
Le transfert des factures établies à l’origine sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit ainsi être la copie conforme à l’original en image et en contenu, y compris quant au respect du code couleur (logo par exemple). Chaque document ainsi numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 et chaque fichier numérisé horodaté dans le but de garantir l’intégrité et la pérennité des informations qui y sont contenues durant toute la période de conservation. L’entreprise doit par ailleurs élaborer une documentation détaillée décrivant le processus d’archivage et procéder à des contrôles réguliers de la fiabilité des factures numérisées.
En cas de non-respect
Pour pouvoir justifier de son droit à déduction de la TVA sur ses factures d’achat, une entreprise doit être en possession d’une facture valide. Or selon le fisc, la facture papier d’origine c’est-à-dire celle émise et transmise dans son format papier reste la pièce justificative pour la déduction de la TVA. La facture numérisée ne peut remplacer la facture papier que si les modalités de numérisation ont été scrupuleusement respectées. Si l’entreprise présente à un vérificateur une facture numérisée qui ne remplit pas à l’une de ces conditions, elle doit alors produire l’original papier. Si elle est dans l’impossibilité de le faire, cela équivaut à une absence de facture et le fisc peut refuser la déduction de la TVA.
La facture papier d’origine reste la pièce justificative pour la déduction de la TVA. Les conditions très contraignantes de la numérisation des factures papier doivent inciter les entreprises à ne pas se débarrasser trop vite de leurs originaux papier.
Arrêté du 22 mars 2017, JO du 30, texte 14 ; BOFiP, actualités du 7 février 2018