La Revue Fiduciaire - Impression

Comment calculer les congés ?

Période de référence.

Tous vos salariés, quelles que soient la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD) ou leur durée du travail, ont droit à des congés payés annuels.

Sauf si vous relevez d'une convention collective qui fixe une autre période, les congés payés s’acquièrent sur une période de référence qui va du 1^erjuin de l’année N au 31 mai de l’année N + 1

Les salariés acquièrent des congés payés du 1^erjuin 2017 au 31 mai 2018, puis commencent une nouvelle période d’acquisition qui ira du 1^er juin 2018 au 31 mai 2019, et ainsi de suite.

Durée.

En principe, la durée du congé est déterminée à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli au cours de la période de référence. Toutefois, des dispositions conventionnelles peuvent majorer la durée du congé en raison de l’âge, de l’ancienneté ou du handicap.

Précision
Certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés (ex : congé de maternité, arrêt lié à un accident du travail).

La durée totale de congés payés acquise ne peut pas excéder 30 jours ouvrables, sauf là encore dispositions conventionnelles plus favorables.

En pratique, une semaine étant constituée de 6 jours ouvrables, la durée du congé payé légal pour un salarié ayant travaillé pendant toute la période de référence est donc de 5 semaines (30 jours/6 jours).

Depuis la loi Travail, les congés peuvent être pris dès l’embauche. Toutefois, ce droit ouvert au salarié ne peut s’exercer que dans le respect des périodes de prise des congés payés et de l’ordre des départs en congé fixés par l’employeur.

Un salarié embauché le 18 juin 2018 peut, au 18 août 2018, peut demander un congé payé anticipé de 6 jours ouvrables. La période d’acquisition allant du 18 juin au 18 août représente : 54 jours ouvrables / 24 jours ouvrables = 2,25 mois. Le salarié a donc acquis 2,25 mois × 2,5 jours = 5,63 jours arrondis à 6 jours ouvrables.

Comment organiser les départs ?

Définir la période de prise.

La période de prise des congés est, en principe, fixée par un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche. Elle comprend obligatoirement la période du 1^er mai au 31 octobre de chaque année. À défaut d’accord collectif la prévoyant, la période de congés payés est fixée par l’employeur.

Vous informez vos salariés de la période des congés retenue au moins 2 mois avant le début de cette période (affichage, intranet, etc.).

Lorsque la période de congés s’ouvre au 1^er mai, les salariés doivent être informés avant le 1^er mars.

Une fraction d’au moins 12 jours ouvrables doit être attribuée entre 2 jours de repos hebdomadaire pendant la période légale de prise du congé principal « 1^er mai-31 octobre ».

En pratique
Si votre salarié s'est ouvert un droit à congé « complet », il bénéficie d’un congé annuel de 30 jours ouvrables. Toutefois, la durée du congé pris en une seule fois ne peut pas excéder 24 jours ouvrables, sauf exceptions. De ce fait, les 6 jours ouvrables restants, qui constituent ce que l’on appelle la 5e semaine, doivent être pris distinctement du congé principal. C’est pour cette raison que vous devez organiser au moins 2 départs dans l’année pour chaque salarié.

Fixer l'ordre des départs.

À défaut d’accord collectif en la matière, vous définissez l’ordre des départs, après avoir pris l’avis, le cas échéant, des délégués du personnel.

Pour chaque salarié, deux dates de départ au minimum doivent être prévues (voir ci-avant).

Lorsque vous définissez l’ordre des départs, vous devez tenir compte de certains critères (ex. : situation de famille, ancienneté, activité chez un ou plusieurs autres employeurs).

Une fois fixé, vous devez communiquer l’ordre des départs à chaque salarié un mois avant son départ.

Une obligation de l'employeur

L’organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur. Il vous appartient donc de veiller à ce que vos salariés prennent effectivement leurs congés avant la fin de la période de prise (en tenant compte des éventuelles absences et reports). En cas de litige, il vous faudra prouver que vous avez tout mis en œuvre pour que le salarié prenne ses congés. Il est donc important de vous prémunir contre une éventuelle demande en paiement d’indemnités, par exemple, en invitant par écrit le salarié à prendre ses congés, voire en le lui imposant si nécessaire.

Comment décompter les congés ?

En principe, le décompte des congés pris se fait en jours ouvrables. Cela vous amène à inclure tous les jours de la semaine (sauf le jour de repos hebdomadaire), ainsi que les jours de fêtes légales travaillées, les jours de fêtes locales chômées ainsi que les jours de pont.

Dans une entreprise travaillant du mardi au samedi, un salarié quitte son travail et part en vacances le samedi au soir. Le lundi n’a pas à être décompté. Le congé du salarié commence seulement à être décompté à partir du mardi.

Un décompte des jours de congés payés en jours ouvrés (c’est-à-dire en jours normalement travaillés dans l’entreprise) est possible, à condition qu'il ne désavantage pas les salariés par rapport au décompte en jours ouvrables.

Quelle indemnisation ?

Pendant ses congés payés annuels, vous devez verser au salarié une indemnité destinée à compenser la perte de salaire consécutive à cette absence. Celle-ci peut être calculée de deux manières :

-soit sur la base du dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (voir ci-avant) ;

-soit sur la base de la rémunération qui aurait été perçue pendant le congé si le salarié avait continué à travailler.

Vous devez comparer les deux modes de calcul et retenir le plus avantageux pour le salarié.

Quand le salarié ne respecte pas les dates de congés

Un départ anticipé ou un retour tardif de congés payés peuvent justifier une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement. En revanche, attention à ne pas conclure trop vite à une démission. Tel est le cas lorsque le salarié part à d’autres dates que celles que vous avez valablement fixées ou ne revient pas à la date prévue.