La Revue Fiduciaire - Impression

À l’ère du zéro papier, les conditions de conservation des factures initialement émises en papier sont assouplies créant ainsi l’opportunité pour les entreprises de réduire le coût de stockage de ces documents.

Règles actuelles

Les informations figurant sur les factures, sous forme papier ou électronique, émises ou reçues doivent pouvoir être restituées à l’identique à l’administration fiscale. Comme tout document comptable ou pièce justificative, les factures doivent être conservées pendant un délai de 6 ans pour les nécessités du contrôle fiscal. Ce délai est décompté à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres.

Factures électroniques.

En pratique, les factures émises ou reçues sur support informatique (factures électroniques) doivent être conservées sur support informatique pendant au moins 3 ans (correspondant au délai de reprise), puis sur tout support au choix de l’entreprise pendant les 3 années suivantes. Il n’est donc pas possible d’imprimer des factures électroniques et de détruire le support électronique de la facture.

Factures papier.

En revanche, les factures établies sur support papier doivent être conservées sous format papier pendant 6 ans. De ce fait, les entreprises qui numérisent les factures émises ou reçues sous forme papier sont tenues de les conserver en version papier. Cependant, il est possible, sous certaines strictes conditions, de conserver sous forme électronique les factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier aux clients (« doubles électroniques »).

Simplifications en vue

Il sera bientôt admis de conserver sous format électronique toutes les factures établies ou reçues sur support papier. Ainsi, les entreprises pourront immédiatement numériser leurs factures papier dès qu’elles ont été reçues ou émises et les conserver sous format dématérialisé pendant la période de conservation fiscale de 6 ans.

Cette mesure entrera en vigueur à la date de parution d’un arrêté précisant les modalités de numérisation des factures papier et au plus tard le 31 mars 2017.

Loi 2016-1918 du 29 décembre 2016, art. 16, JO du 30

Anticiper un contrôle des factures

Le fisc a la possibilité de diligenter des contrôles inopinés spécifiques aux factures afin de s’assurer que l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures papier émises ou reçues sont garanties jusqu’à la fin de la période de conservation de 6 ans. Il est pour cela impératif de mettre en place une « piste d’audit fiable », c’est-à-dire des contrôles permanents permettant de sécuriser le processus de facturation. Les preuves de ces contrôles doivent également être conservées pendant 6 ans. Si la validité des factures est rejetée, la déduction de la TVA par leur destinataire peut être remise en cause.