RF Conseil - N° 198

gestion

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En 2008, déposez vos comptes par voie électronique

C'est tout nouveau : à partir du 1^er juillet 2008, les sociétés commerciales pourront déposer leurs comptes annuels au greffe sous forme dématérialisée.

Après l'immatriculation, les modifications statutaires, la surveillance des entreprises (avec le service e-veille) et l'injonction de payer en ligne, une nouvelle étape est franchie dans la dématérialisation des opérations entre les sociétés et les greffes des tribunaux de commerce. Objectif : poursuivre la démocratisation des relations par l'instauration de procédures rapides sans coût supplémentaire.

Une obligation incontournable

Même si vous ne tenez pas trop à révéler l'état des finances de votre société à d'éventuels concurrents, c'est une obligation légale : dans le mois qui suit votre assemblée annuelle d'approbation des comptes, vous devez déposer au greffe du tribunal de commerce auprès duquel votre société est immatriculée :

- les comptes annuels, le rapport de gestion et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels, éventuellement complétés par ses observations sur les modifications qui ont été apportées par l'assemblée aux comptes annuels qui lui ont été soumis ;

- la proposition d'affectation du résultat soumise à l'AG et la résolution d'affectation votée. En cas de refus d'approbation ou d'acceptation, une copie des la délibération de l'assemblée est déposée dans le même délai.

Sanction pénale. Cette obligation de dépôt est sanctionnée par une amende de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive.

Injonction de faire. À la demande de tout intéressé ou du ministère public, le président du tribunal de commerce statuant en référé peut enjoindre sous astreinte au dirigeant de procéder au dépôt des comptes sociaux auxquels la société est tenue. De même, le président peut, au lieu de prononcer une astreinte, désigner un mandataire chargé d'effectuer le dépôt. Autre possibilité : le président peut aussi, de sa propre initiative, adresser une injonction de déposer les comptes qui, si elle n'est pas suivie d'effet, peut déboucher sur une investigation (voir sur www.rfconseil.com).

Dépôt papier traditionnel

Sous forme papier, les documents doivent être déposés en double exemplaire. Les originaux ne sont pas nécessaires : il suffit de copies certifiées conformes par le dirigeant. Depuis le 1^er mars 2008, il vous en coûtera 45,71 € par exercice.

dépôt dématérialisé sur « www.i-greffes.fr »

Légalement, Infogreffe (le GIE regroupant les greffes des tribunaux de commerce) avait jusqu'en janvier 2009 pour recevoir des flux de données dématérialisées. Mais l'organisme a légèrement devancé les délais. Ce sera désormais possible à compter du 1^er juillet 2008, les sociétés (ou leurs mandataires, experts-comptables notamment) pourront aussi respecter leur obligation de dépôt par transmission en ligne en se connectant au site « www.i-greffes.fr ». Le coût est identique à celui d'un dépôt papier, payable en ligne par carte bancaire. Deux options sont possibles (transfert en PDF ou XBRL). Mais, quelle que soit celle choisie, la société recevra un récépissé technique de transmission à l'issue de l'opération, puis un certificat de dépôt officiel par courrier (dans l'attente d'un prochain arrêté autorisant la dématérialisation de ce document).

À noter que, pour l'instant, aucun autre site ne permet de déposer ses comptes en ligne sous forme dématérialisée. Des négociations pourraient déboucher en ce sens avec l'Ordre des experts- comptables, afin d'enrichir les fonctions offertes par leur portail télédéclaratif « www.jedeclare.com ». Mais ce n'est pas encore à l'ordre du jour. D'autant que ce site véhicule essentiellement des liasses fiscales, documents incomplets pour un dépôt au greffe.

Première option : déposer en ligne au format PDF. Le plus simple : la société peut choisir de transmettre en ligne sur « www.i-greffes.fr » tous les documents requis (voir liste p. 10) qu'elle aura elle-même numérisés avec un scanner au format PDF. Deuxième option : déposer en ligne au format XBRL. Très schématiquement, le langage d'échange XBRL est une prolongation de XML en « plus souple » qui permet, notamment dans sa phase 2, d'émettre des données structurées auxquelles peuvent être joints des documents plus narratifs, tels que des rapports. Bien qu'étant encore peu utilisé aujourd'hui, il devrait progressivement se développer en France et en Europe et permettre à terme une interopérabilité avec les institutions similaires aux greffes français ainsi qu'entre les entreprises. C'est la raison pour laquelle Infogreffe a fait le choix d'investir dès maintenant dans ce format d'avenir.

En pratique, pour transmettre ses comptes et documents obligatoires dématérialisés sous XBRL, la société pourra choisir entre deux procédés :

- soit déposer directement ses documents en XBRL. Mais un tel transfert direct est subordonné à ce que les logiciels de la société aient intégré cette fonctionnalité. Or, à l'heure actuelle, aucun des grands éditeurs de logiciels du marché n'a encore intégré le format XBRL dans ses produits. Ce processus est en cours et devrait donc plutôt prendre de l'essor en 2009, pour le dépôt des comptes de l'année suivante. À suivre donc... ;

- soit, à défaut en 2008, charger un petit logiciel très simple mis gratuitement à sa disposition sur le site « www.i-greffes.fr » , puis ressaisir sa liasse de documents (en moins d'une heure) qui sera automatiquement convertie au format XBRL.